La définition d'un système d'information
Le système d'information (SI) est un élément majeur et central au bon fonctionnement d'une entreprise, d’une administration ou de toute autre organisation.
Comme son nom l'indique, ce sont l'ensemble des ressources et des moyens mis à disposition pour la collecte, le stockage, le traitement et la diffusion de la globalité des informations au sein d'une organisation, entre les différents acteurs concernés.
Les ressources utilisées peuvent être d'ordre matérielles, humaines et immatérielles. Et les informations peuvent être de différentes natures (financières, comptables, commerciales, logistiques, etc).
Pour aller plus loin, vous pouvez regarder cette vidéo :
Quels sont les avantages d'un système d'information ?
Un système d'information est essentiel dans le fonctionnement d'une organisation. Lorsqu'il est performant, cela permet de :
-
Augmenter la productivité et ainsi réduire les coûts et augmenter le chiffre d’affaires:
- Réduction des temps de traitement
- Suppression des erreurs humaines
- Fluidifier les processus métier
- Faciliter le communication
- Supprimer les barrières physiques et géographiques
- Faciliter l’accès à l’information
- Supprimer les tâches répétitives
- Etc.
-
Faciliter, voire être moteur de l'innovation dans l’entreprise:
- Renouvellement ou changement du business model
- Création de nouveaux produits et services
- Prise de décision pilotée par les données (vs. prise de décision intuitive ou itérative)
- Partenariats de savoir faire complémentaires
- Amélioration continue mesurable
- Maîtrise et gestion de la connaissance
- Etc.
Quelles sont les 4 fonctions d'un système d'information ?
Un système d'information comporte 4 fonctions auxquelles il doit impérativement répondre:
1) Collecter l'information
La collecte d'information est la première étape nécessaire. Cela signifie que l'information est enregistrée dans le SI, afin de pouvoir ensuite la stocker, la traiter et la diffuser. L'information que collecte une entreprise peut être de source interne (par exemple, saisi directement depuis un salarié) mais aussi externe (par exemple, saisi par votre client sur votre site e-commerce).
2) Le stockage de l'information
Quand une information est collectée, elle est ensuite stockée dans le système d'information. Cela implique que l'information doit être disponible, archivée et aussi sécurisée, afin d'y avoir accès dans le temps et de se protéger contre toutes les éventualités (attaque cyber, sinistre, erreur humaine, etc.)
Le stockage de l'information se fait sur une infrastructure hébergée dans l’entreprise ou à l'extérieur du SI de l'entreprise (Cloud).
3) Le traitement de l'information
Une fois stocké, le traitement de l'information consiste à l'analyser pour ensuite décider de ce que l'on en fait. Il est possible de simplement consulter l'information telle qu'elle a été collectée puis stockée. Mais aussi de l'organiser ou la classer par rapport à des critères spécifiques, de la mettre à jour, ou d'en créer de nouvelles à partir d'autres informations déjà existantes.
4) La diffusion de l'information
Cette dernière étape, consiste tout simplement à transmettre ou diffuser l'information à travers différents supports aux acteurs concernés.
Quels sont les sous-systèmes du système d'information?
Le système d’information ne se résume pas à la technologie qui le compose. Il s’agit en réalité d’un système complexe composé de 3 sous-systèmes qui interagissent entre eux ainsi qu’avec le reste de l’entreprise et son écosystème:
1) Le sous-système humain
Les personnes liées au système d'information (département informatique, prestataires, …) et la structure organisationnelle (utilisateurs interne, clients, fournisseurs, etc.) composent le sous-système humain. Ce sont toutes les personnes nécessaires pour faire fonctionner et gérer le système, ainsi que toute personne qui interagit avec le SI.
2) Le sous-système technologie
Le matériel, les logiciels et réseaux composent le sous-système technologie.
Le matériel informatique est l'équipement physique utilisé pour la collecte, le stockage, le traitement et la diffusion de l’information.
Les logiciels sont les programmes qui s’exécutent sur le matériel information. Plusieurs couches logicielles sont nécessaires pour faire fonctionner le système d’information (hyperviseurs, systèmes opérationnels, logiciels backoffice, applications métier).
Les réseaux sont les moyens de télécommunications utilisés pour transmettre une donnée (réseau local, internet, etc.).
3) Le sous-système métier
Les processus métier composent le sous-système métier. Les processus métier sont l’ensemble des tâches et flux de travaux impliquées directement et indirectement dans la chaine de valeur de l’entreprise. Par exemple, si une entreprise fabrique des produits dans une usine, les flux de production font partie des processus métier de l’entreprise.
Comment optimiser son système d'information ?
Afin de s'adapter au monde de demain, d'améliorer sa productivité, de franchir un cap ou d’innover, une entreprise doit impérativement s’assurer que son système d’information est aligné sur ses besoins et sa stratégie.
Pour cela, il faut faire appel à une entreprise spécialisée afin qu'elle réalise un audit du système d'information. C'est la seule solution pour obtenir un état des lieux intelligible, clair et transparent de votre SI, et de mettre en lumière les problèmes structurels et profonds ainsi que tous les points défaillants à améliorer. La seconde phase consiste à appliquer toutes les recommandations par les équipes en interne ou des prestataires de service tout en s’assurant que la réorganisation du système d’information est bien en cours à l’aide de KPI de pilotage de la réorganisation.